El ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de los documentos

El ciclo vital de un documento es el conjunto de las tres etapas por las que atraviesa, desde su producción y su conservación temporal en un archivo de oficina, por ejemplo, hasta su eliminación o conservación en un archivo permanente.

En el ciclo vital de un documento es más importante la información contenida en el mismo que el soporte en el que se encuentra, por lo que se deben separar los documentos sin vigencia administrativa de los documentos en trámite. No todos los documentos tienen su misma actividad a lo largo de su existencia; en cada caso, varían las consideraciones del tiempo que debe conservarse un documento, cómo debe almacenarse o cuál debe ser su uso correcto. Del mismo modo, también existen enfoques diferentes sobre las etapas de su ciclo vital. Por ejemplo, pueden existir documentos sin ningún valor para una empresa o para una entidad gubernamental debido a su antigüedad. Sin embargo, estos mismos archivos pueden tener un alto valor histórico para un museo.

La vida del documento se reparte en tres edades o períodos

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Primera Edad o Edad Administrativa

Conocida como fase activa del documento, es el periodo desde que se inician los trámites relacionados con el documento hasta que éste tiene los diez años, que es la fecha en la que el uso de la información es más frecuente y se consulta a menudo. Los documentos que se encuentran en la primera fase de su existencia y se conservan para dar respuesta al objetivo por el que fueron creados, se conservan de forma centralizada o descentralizada en cada unidad archivística. En esta fase el documento tiene pleno valor primario; su uso y consulta suele ser frecuente por las personas que intervinieron en su creación, y debe localizarse cerca de ellas, en el archivo de gestión u oficina, archivo central.

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Segunda Edad o Edad Intermedia

Es una etapa de semiactividad del documento, la cual comprende desde los diez hasta los treinta años. Durante este período el uso que se hace de los documentos es esporádico. El usuario principal continúa siendo el organismo productor y la finalidad continúa siendo la de servir información. En esta edad los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo, legal o financiero, no para sostener las actividades de una administración. Estos documentos deben responder a los archivos de su utilización, pero como tiene un índice menor de consulta no se justifica la ubicación más alejada.

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Tercera Edad o Edad Histórica

Es la etapa de inactividad del documento y pasa a ser conocida como documentación histórica, que es aquella que tiene más de treinta años. Esta etapa comienza cuando los documentos no tienen valor para la organización que los ha creado y se eliminan o conservan como archivos definitivos si han adquirido valores secundarios. Su finalidad ha variado, por lo que ahora se hará un uso encaminado a la investigación y la enseñanza. El usuario será el investigador y rara vez la Administración. Predomina el valor secundario de los documentos y su uso y consulta tiene una finalidad cultural o histórica para los investigadores. Se conservan en el Archivo intermedio, que se encuentra en el Archivo General de la Administración (AGA), durante veinticinco años. Posteriormente se procede al expurgo de los documentos de valor secundario y, desde el AGA pasarán al local destinado a su conservación definitiva, el Archivo Histórico.

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