Ayuntamiento de Espartinas

Gestión documental y digitalización en el área de urbanismo del ayuntamiento de Espartinas

Desde febrero a marzo mantuve reuniones con el concejal de urbanismo del ayuntamiento de Espartinas y el contrato se firmó a finales de marzo, para comenzar los trabajos a mitad del mes de abril y que fueron finalizados en octubre de 2017.

Caso de éxito en el Ayuntamiento de Espartinas

Se llevó a cabo un trabajo de gestión documental, donde se realizó una clasificación, ordenación, y digitación de parte del archivo de la concejalia de urbansmo del citado ayuntamiento de Espartinas, en la provincia de Sevilla.

Todo ello, siguiendo las normas vigentes de documentación, archivística y conservación de documentos, prestando siempre especial importancia a la conservación documental, seguridad y que los documentos pudieran ser consultados desde cualquier lugar, mejorando la gestión del archivo y su efectividad por y para la consulta de la documentación, regulada en 2107 por la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía (BOJA nº 222 de 11 de noviembre de 2011).

En el archivo en el cual se realiza este trabajo había documentación dividida en un archivo de oficina, uno intermedio y en un archivo histórico, el cual estaba situado en un edificio externo del ayuntamiento. Las principales tipologías documentales fueron expedientes y planos de licencias urbanísticas, a los cuales se unían todo tipo de documentos relacionados con la concejalía, como las licencias de obras, de actividad y gestión de servicios.

Objetivo del Ayuntamiento de Espartinas

El principal objetivo que se había marcado con la realización de este proyecto fue la localización rápida de la documentación conservada en el archivo de la concejalía, ya que debido a su estado no podía ser consultada en el tiempo y forma que era requerido por los solicitantes, tanto del propio ayuntamiento como los vecinos de la localidad. El proyecto de gestión documental permitió que el archivo fuera mucho más eficiente en todos los aspectos, ya que la información podía ser consultada mejor al estar más localizada y, además, los documentos se conservaban en mejor estado gracias a la digitalización de los mismos.

Uno de los aspectos más importantes de este proyecto fue la digitalización certificada, que es el proceso por el cual un documento digitalizado pasa a tener validez legal ante cualquier organismo oficial. En el proceso se incorpora la firma electrónica, lo que permite que se puedan generar copias electrónicas auténticas que tienen validez legal para la presentación de los documentos ante organismos oficiales. Los documentos digitalizados mediante una certificación electrónica, una vez asignados a su correspondiente anotación, pueden también recuperarse directamente a través del código de verificación y los códigos de barras que permiten al ayuntamiento la rápida localización del documento electrónico a partir de una copia impresa del mismo.

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