Gestión Documental y Organización de Archivos

¿En tu oficina no se encuentra los documentos cuando se necesitan?

Este es el problema más común en las oficinas, es un círculo vicioso, si no se tienen los documentos bien archivados, ya sea en papel o en digital (en servidores o en la nube) la búsqueda del mismo se dificulta y esto provoca la pérdida de información; otra de las cosas que ocurre es que se imprime, nos encontramos con la acumulación de documentos, otro de los problemas que existen, ya que así se piensa que se encontrará más rápido cuando se busque dicha información.

En un archivo de oficina, hay que tener a alguien que esté formado en estas tareas, ya que para no perder información hay que tener una buena organización documental con sus series  e instrumentos de control para que la consulta será rápida y eficaz.

cloud computingPero no sólo con archivar y organizar la documentación es necesario, ya que la documentación que se genera en papel, si la queremos en el ordenador para que todos los que tengan acceso a dicha documentación puedan acceder, se necesita digitalizar. Una vez la documentación está digitalizada, también es necesaria toda a organización archivística, al igual que en papel pero digital.

La documentación que se tiene en digital lo más normal es tenerla depositada en un gestor documental para su tratamiento documental,  pero también se recomienda tenerlo en un almacenamiento en la nube, es lo que actualmente se denomina Cloud Computing.

El Cloud Computing es algo que se está poniendo más de moda, ya que las oficinas pueden optar por ser “oficinas sin papeles”, y tal y como comenté en un post que escribí para neodoc:

“…con el Cloud Computing se mejora la seguridad de los documentos, se ahorran costes, se aumenta la productividad… Son algunos de los beneficios.”

Para la Gestión Documental de oficina es muy importante conocer el Cloud Computing y saber que para ello existen empresas que no sólo te digitalizan y organizan la documentación digital, tanto en archivo físico como en la nube,  sino que te ayudan a ahorrar espacio y costes.

 

Imagen credit

5 thoughts on “Gestión Documental y Organización de Archivos

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